Recogida y tratamiento de datos en la extinción del contrato de trabajo
La extinción del contrato de trabajo, sobre todo en los casos de despido, es un acto en el que normalmente se va a producir el uso de datos personales del trabajador. El carácter causal del despido obliga a describir los hechos (art. 55.1 ET) o causas (art. 53.1.a) ET) que lo motivan, hechos o causas que, muy frecuentemente, consistirán en información sobre el trabajador despedido, otros trabajadores o terceros, es decir, datos personales. Los problemas que se proyectan en el momento del despido se refieren a si el uso de los datos personales en la carta de despido y su necesaria comunicación a terceros en caso de impugnación judicial (jueces, peritos, etc.) requieren el consentimiento del trabajador o se encuentran amparados por el mismo contrato de trabajo.
Que no es necesario el consentimiento del trabajador despedido para proceder al tratamiento de los datos personales justificativos del despido queda bastante claro en la SAN de 19 de octubre de 2005. En este caso se trataba de un despido de un empleado de banca por disponer irregularmente en beneficio propio de fondos del banco. La entidad de crédito acreditó el incumplimiento contractual grave y culpable del trabajador mediante informes periciales y de su área de auditoría para cuya elaboración se usaron datos de carácter personal del despedido, ente otros los relativos a la utilización de su tarjeta de crédito y del contrato de préstamo que mantenía con la misma entidad. El trabajador denunció al banco por tratar sus datos personales sin su consentimiento, así como por revelarlos al juzgado, al personal del banco que elaboró el informe de auditoría y al perito. El tribunal estimó que no era necesario el consentimiento del trabajador pues las investigaciones realizadas por el banco a través de su servicio de auditoría interna y del informe pericial sobre las actuaciones del trabajador como empleado de la entidad “están vinculadas o afectan al mantenimiento y cumplimiento de la relación laboral existente entre ambos, exigiendo dicha relación un deber de lealtad y fidelidad que, al parecer o, al menos a juicio de la empleadora, fue incumplido por el referido trabajador”.
Un supuesto interesante de conocer se da en los despidos por ineptitud justificados de algún modo por la alteración de la salud del trabajador. Aquí se ha planteado la cuestión de la suficiencia de la carta de despido cuando el empresario sólo incluye en ella la referencia a la calificación de ineptitud proporcionada por el servicio médico o de prevención correspondiente y no la descripción del proceso patológico. Hemos de recodar aquí que los datos de salud están sometidos a un régimen especial (art. 9 RGPD) y el art. 22 LPRL somete a los datos derivados de la vigilancia de la salud a una especial reserva: debe llevarse a cabo respetando el derecho a la intimidad del trabajador y la confidencialidad de toda la información relacionada con el estado de salud (art. 22.2 LPRL). Los “resultados” de los reconocimientos médicos serán comunicados al trabajador (art. 2.3 LPRL) y el acceso a la información médica se limitará al personal médico y a las autoridades sanitarias sin que pueda facilitarse al empresario o a terceros sin consentimiento expreso del trabajador (art. 22.4 LPRL). Por lo tanto, el empresario solamente será informado de las “conclusiones” que se deriven de los reconocimientos médicos en relación con la aptitud del trabajador para el desempeño del puesto de trabajo (art. 22.4 LPRL).
Por ello, el empresario sólo dispone de estas conclusiones, que es lo que puede aportar a la carta de despido.
Un ejemplo de esta supuesto lo observamos en la STS de 22 de julio de 2005. El supuesto se refiere al despido de un vigilante de seguridad al que el servicio de prevención declara no apto para el cumplimiento de sus funciones de acuerdo con la normativa de seguridad privada. El empresario despide al trabajador al amparo del art. 52.a) ET, sin que en la carta de despido conste la concreta alteración de salud inhabilitadora, sino sólo la conclusión de “no apto” del servicio de prevención de riesgos laborales. La cuestión que se plantea es si con sólo esa mención se cumple con el requisito de suficiencia de la carta de despido [art. 53.1.a) ET] sin generar indefensión del trabajador, la tensión entre intimidad y prohibición de indefensión del trabajador. La sentencia entiende que, ante la literalidad de la LPRL, el empresario no tiene otra opción sin que se cause indefensión al trabajador porque puede recabar del servicio de prevención los resultados de su reconocimiento médico. Cuestión distinta es que haya vinculación necesaria entre la declaración de “no apto” del servicio de prevención y la procedencia del despido: “la declaración de no apto por el servicio de prevención, propio o ajeno, no excusa al empleador de justificar la concurrencia de los requisitos legales del despido por ineptitud sobrevenida, para lo cual puede valerse de cualquiera de los medios de prueba admisibles a derecho, por ejemplo, citando a juicio al facultativo que suscribió el informe declarando no apto al trabajador para que explique cuáles son las concretas dolencias que le aquejan y por qué no puede desempeñar sus funciones”.
Otro supuesto interesante que se puede producir en la práctica tiene que ver con el despido colectivo (art. 51 ET) y concretamente a propósito de la aplicación de los criterios seguidos para determinar los trabajadores que son despedidos. El interés del trabajador despedido en conocer la situación de otros trabajadores que no son despedidos reta tanto al derecho a la protección de datos personales, pues sería un caso de comunicación de datos (art. 4.2 RGPD), como a la suficiencia de la carta de despido. Un ejemplo lo vemos en la STSJ País Vasco de 8 de abril de 2014, la cual enjuicia el despido de un trabajador en un procedimiento de despido colectivo en el que el criterio para seleccionar a los despedidos era la menor capacidad o rendimiento en el puesto de trabajo, de acuerdo con la correspondiente evaluación interna, excluyéndose en todo caso quienes acreditaran una capacidad o rendimiento superiores al normal. El trabajador impugnó el despido alegando que en la carta de despido no se identificaba a los trabajadores que, pese a su menor antigüedad, acreditaban una capacidad o rendimiento superiores. Para la sentencia era innecesario que la carta de despido “detallara la concreta calificación obtenida por el demandante en el proceso de evaluación e identificara a los trabajadores con menor antigüedad a la suya que habían logrado la máxima, y menos aún que recogiera todos los datos reflejados en las correspondientes fichas, lo que además podría colisionar con lo dispuesto en los artículos 10 y 11 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal”. En cualquier caso si el trabajador “tenía conocimiento de que la valoración negativa de su capacidad y rendimiento, y la positiva de los de otros trabajadores adscritos al mismo centro y grupo profesional, estaba basada en las hojas de evaluación realizadas por la empresa, como se reflejaba en el propio acuerdo suscrito con los representantes del personal, y en la carta de despido se le informaba de que era su menor capacidad y rendimiento respecto de otros compañeros que acreditaban la máxima, la determinante de su elección, ningún impedimento existía para que solicitase, por conducto judicial, la aportación por parte de la demandada, de la ficha de evaluación propia y de los demás trabajadores de la fábrica, incluso como prueba anticipada, al objeto de verificar la valoración con detalle y rebatirla eficazmente a través de los medios de prueba adecuados a tal fin”.
SITUACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES UNA VEZ QUE EL CONTRATO DE TRABAJO SE HA EXTINGUIDO
Con la extinción del contrato de trabajo desaparecerá el fundamento principal del tratamiento de los datos del trabajador. A partir de ese momento ya no hay contrato cuya ejecución haga necesaria la recogida y tratamiento de datos [art. 6.1.b) RGPD]. Es decir, si esos datos fueron recogidos con el fin determinado, el cumplimiento del contrato, que ahora cesa, ya no va a ser posible su tratamiento ulterior de modo incompatible con dicho fin [art. 5.1.b) RGPD]. Conforme al art. 17.1 RGPD el trabajador tendrá derecho a obtener la supresión de sus datos personales cuando éstos “ya no sean necesarios en relación con los fines para los que fueron recogidos o tratados de otros modos” [art. 17.1.a) RGPD].
El empresario, en estos casos, estará obligado a bloquear los datos (art. 32.1 LOPDGDD), operación consistente en la identificación y reserva de los datos “adoptando medidas técnicas y organizativas, para impedir su tratamiento, incluyendo su visualización, excepto para la puesta a disposición de los datos a los jueces y tribunales, el Ministerio Fiscal o las Administraciones Públicas competentes, en particular de las autoridades de protección de datos, para la exigencia de posibles responsabilidades derivadas del tratamiento y solo por el pazo de prescripción de las mismas”. Pasado ese plazo “deberá procederse a la destrucción de los datos” (art. 32.2 y 3 LOPDGDD).
No debemos olvidar que una vez extinguido el contrato de trabajo pueden plantearse reclamaciones judiciales o extrajudiciales del trabajador o actuaciones de las administraciones públicas por infracciones administrativas que se refieran o deriven de datos personales del trabajador, por lo que se plantea la cuestión del plazo de conservación de los datos. Cada una de estas responsabilidades tiene plazo de prescripción distinto, por lo que parece que los datos deberían conservarse durante un plazo coincidente con el de más amplio contemplado por las normas en concurrencia.
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Ángel Ureña Martín 
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