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El derecho a la dotación suficiente y mantenimiento de medios, equipos y herramientas en el teletrabajo
El artículo 11 del reciente Real Decreto-ley 28/2020, de 22 de septiembre, de trabajo a distancia, el cual viene titulado “Derecho a la dotación suficiente y mantenimiento de medios, equipos y herramientas”, establece que:
1. Las personas que trabajan a distancia tendrán derecho a la dotación y mantenimiento adecuado por parte de la empresa de todos los medios, equipos y herramientas necesarios para el desarrollo de la actividad, de conformidad con el inventario incorporado en el acuerdo referido en el artículo 7 y con los términos establecidos, en su caso, en el convenio o acuerdo colectivo de aplicación.
2. Asimismo, se garantizará la atención precisa en el caso de dificultades técnicas, especialmente en el caso de teletrabajo.
Esta obligación de proporcionar los medios, equipos y herramientas necesarios para el desarrollo de la actividad es una de las grandes innovaciones de la nueva norma reguladora del trabajo a distancia. El antiguo artículo 13 del ET guardaba un oscuro silencio en este tema, máxime teniendo en cuenta que, en 2012, al tiempo de su redacción, se contaba ya con lo que al respecto expresaba y expresa el Acuerdo Marco Europeo sobre Teletrabajo (AMET en adelante).
El AMET es algo ambiguo en esta cuestión, al señalar que, como regla general, el empresario está encargado de facilitar, instalar y mantener los equipamientos necesarios para el teletrabajo regular, salvo si el teletrabajador utiliza su propio equipo, y añade a continuación que, si el teletrabajo se realiza regularmente, el empresario cubre los costos directamente originados por este trabajo, en particular los ligados a las comunicaciones.
Lo más importante que tenemos que destacar es que habla del “teletrabajo regular”. Por lo tanto, esta de la dotación de medios es uno de los pocos temas en que la norma no es aplicable al trabajo a distancia no regular; o, dicho de otro modo, cuando el trabajo a distancia no alcanza el umbral del 30 por 100 de la jornada del trabajador, la empresa no está obligada a proporcionar los medios, equipos y herramientas necesarios para el trabajo a distancia.
En relación al contenido y alcance de esta obligación, como acabamos de indicar, en situaciones de trabajo a distancia regular, la empresa viene obligada a proporcionar al trabajador todos los medios, equipos y herramientas que resulten necesarios para el desarrollo de la actividad. La obligación es clara y contundente, surge directamente de la norma, pero parece quedar condicionada a lo que se establezca en el acuerdo individual y en la negociación colectiva.
Los parámetros que nos permiten concretar esta obligación son los siguientes:
1º) La obligación de proporcionar se refiere a medios, equipos y herramientas. Se trata, por tanto, de bienes de equipo. Sin embargo, la evidente conexión de este precepto con el artículo 7 a) (y con la Disp. Transit. 3ª) nos permite añadir los consumibles y los elementos muebles. Todo esto engloba: ordenadores, pantallas, impresoras, micrófono, auriculares y equipo informático en general; mobiliario de oficina, como mesa y silla; consumibles como tinta de impresora, papel, etc. También el software y licencias necesarios para la actividad deben quedar comprendidos en la amplia expresión legal de medios.
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2º) En términos cualitativos, la obligación viene enmarcada por dos dimensiones, una normativa y otra técnico-productiva. La normativa es de naturaleza preventiva, ya que los medios proporcionados han de cumplir los requisitos de la normativa de prevención de riesgos laborales: el empresario adoptará las medidas necesarias con el fin de que los equipos de trabajo sean adecuados para el trabajo que deba realizarse y convenientemente adaptados a tal efecto, de forma que garanticen la seguridad y la salud de los trabajadores al utilizarlos. La segunda dimensión tiene una lógica empresarial, y es de índole productiva, no normativa: los medios han de tener la calidad suficiente para minimizar el riesgo de dificultades técnicas y de pérdida de horas de trabajo.
3º) La obligación se refiere a todos los medios que sean necesarios para el desarrollo de la actividad. La norma dice que se ha de proporcionar una dotación suficiente de medios. Esta dotación suficiente de medios solo puede quedar limitado por lo que las partes estimen como necesarios en el inventario a que se refiere el artículo 7 a). Este inventario contiene el listado de los medios que exige el desarrollo del trabajo a distancia concertado. Esto significa que las partes pueden llegar a un acuerdo de trabajo a distancia en el entendimiento de que el trabajador cuenta de entrada, y por tanto sin necesidad de incorporar al inventario, conciertos medios: por ejemplo, el mobiliario de oficina (por eso dice el AMET “salvo si el teletrabajador utiliza su propio equipo”). Las partes pueden llegar al acuerdo de trabajar a distancia sobre la base de que el empleado cuenta ya con esos medios, y que no corresponde por tanto incorporar al inventario.
Hemos de comentar también que además de la inicial dotación de medios —y de su plasmación en el inventario que figure en el acuerdo de trabajo a distancia—, la obligación de medios es dinámica, lo que tiene todo el sentido. Este dinamismo obligacional implica, en primer lugar, que los medios proporcionados deben ser adecuadamente mantenidos durante su vida útil por parte de la empresa, y ello sin perjuicio de las lógicas obligaciones del trabajador de diligencia en el cuidado de los medios proporcionados; y, en segundo lugar, que los medios deben ser renovados cuando esa vida útil haya llegado a su fin. Precisar exactamente con antelación la vida útil de la mayoría de medios puede ser tarea difícil, por lo que más que señalar un período exacto de duración convendría fijar bandas de duración aproximativas o sujetar la renovación al cumplimiento de una condición.
Tema distinto a la dotación, mantenimiento y renovación de medios es el que aborda el apartado 2 del artículo. La empresa debe garantizar al trabajador la atención precisa en caso de dificultades técnicas. El procedimiento a seguir en el caso de producirse dificultades técnicas que impidan el normal desarrollo del trabajo a distancia es una mención obligatoria del acuerdo de teletrabajo, y desde luego toda empresa que utilice trabajo a distancia debe contar con un servicio de soporte que atienda y resuelva los problemas técnicos (averías, etc.) que afecten a cualquier medio, herramienta o equipo necesario para la actividad laboral.
Naturalmente no es necesario que este servicio de soporte sea interno de la empresa, puede perfectamente ser un servicio que preste cualquier proveedor externo. Conviene también recordar aquí que la garantía de contar con un adecuado protocolo de resolución de incidencias y de averías es no solo una exigencia legal, sino también una conveniencia empresarial, dado que la paralización o ralentización de actividad que se produzca como consecuencia de tales incidencias perjudica económicamente a la empresa, al no poder repercutir sobre el trabajador el coste de las mismas, ni en la remuneración ni en una obligación de recuperación del tiempo perdido.
Es importante destacar que los medios se entregan, mantienen y renuevan por la empresa para una finalidad laboral o productiva. El uso de los medios para fines personales del trabajador estará sujeto a los criterios que las empresas establezcan. Estos criterios deben elaborarse por la empresa dando participación a la representación legal de los trabajadores y se acomodarán necesariamente a los términos que puedan establecerse en convenio colectivo. De permitirse el uso de los medios para fines personales, se planteará la cuestión de su cotización a la seguridad social y de su régimen tributario, en la medida en que se consideren beneficios en especie de los que el trabajador disfruta. De existir una prohibición del uso personal de los dispositivos, deberá presumirse la ausencia de beneficio para el trabajador y por tanto el onus probandi del beneficio en especie corresponderá a las administraciones tributaria y de seguridad social.
Para finalizar, los medios y equipos proporcionados al trabajador deben ser devueltos a la finalización de la relación laboral o a la finalización de la prestación de servicios a distancia. Puede ocurrir que el trabajador pueda mantener algunos elementos (portátil, teléfono, p.ej.) si pasa a trabajar presencialmente o si pasa a trabajar a distancia por debajo del umbral del 30 por 100. En todo caso, salvo que medie algún tipo de acuerdo entre las partes, los medios son de la titularidad empresarial, por lo que la empresa puede exigir su devolución en cualquier momento (por ejemplo, porque ya no considere necesaria su utilización en el trabajo a distancia de que se trate), lo que habrá de reflejarse como modificación del inventario que figura en el acuerdo de trabajo a distancia.
La empresa también podrá cambiar los equipos y medios, en función de criterios técnicos y de productividad y competitividad, incluso antes del fin de la vida útil esperada, sin que el inventario deba considerarse un obstáculo para ello.
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Ángel Ureña Martín 
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