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Los sistemas de registro de la jornada de trabajo. Medios y aspectos importantes a conocer
La norma no establece una modalidad específica o predeterminada para el registro de la jornada, limitándose a señalar que debe computarse diariamente, incluyendo el momento de inicio y finalización de la jornada individual del trabajador. La jurisprudencia comunitaria, por su parte, entiende que la determinación de los criterios concretos de aplicación del sistema de cómputo de la jornada corresponde a los Estados Miembros, si bien debe asegurarse, en todo caso, la implantación de un sistema objetivo, fiable y accesible para la medición de la misma (TJUE 14-5-19, asunto Deutsche Bank, C-55/18). Varias ideas al respecto de esta sentencia:
1) Un registro objetivo será, en principio, aquél que está organizado y estructurado, y que recoja de forma clara y veraz los datos que conforman la jornada del trabajador. Ha de estar establecido previamente por la empresa, determinando cómo se van a reflejar en el mismo los distintos parámetros relevantes a efectos del cómputo de la jornada, e informarse oportunamente a los trabajadores. No es preciso, en cambio, que el sistema sea el mismo para todos los trabajadores, porque las peculiaridades de su actividad o del tipo de jornada puede hacer aconsejable el empleo de instrumentos diferentes, pero conviene que tales diferencias estén debidamente justificadas.
2) El registro ha de proporcionar información fiable, lo que presupone la veracidad de los datos volcados en el mismo, así como la imposibilidad de modificarlos a posteriori, ya sea por el empresario o por el propio trabajador. Es indudable que, a estos efectos, algunos sistemas ofrecen mayores garantías que otros (así, el control por huella digital frente al manual tradicional con la firma del trabajador). No obstante, pueden adoptarse cautelas adicionales que refuercen la fiabilidad de algunos de estos controles. Así, si el registro se fundamenta en la declaración del propio trabajador, será conveniente que se solicite que éste aporte toda la información complementaria que pueda corroborar su declaración (recibos de viaje, mensajes, llamadas...). Y tampoco parece objetable, más allá de la complicación cotidiana que ello pueda suponer, que se establezca, como se hace con frecuencia, que la información volcada por el trabajador sea supervisada por el superior jerárquico.
PRECISIÓN
Algunos convenios colectivos sancionan aquellas actuaciones fraudulentas del trabajador dirigidas a manipular, alterar o tergiversar el contenido del registro (por ejemplo, el convenio colectivo de la industria azucarera, recoge como falta grave «simular la presencia de otro trabajador valiéndose de su ficha o firma»).
3) Igualmente, el instrumento de registro horario que se implante debe de ser accesible, esto es, que la información contenida en el mismo pueda ser conocida en cualquier momento tanto por el propio trabajador como por los representantes de los trabajadores y la Inspección de Trabajo, de forma que pueda controlarse el cumplimiento de la jornada pactada.
Cumpliendo estos requisitos, puede ser válido cualquier medio en soporte papel o telemático. Así, entre otros:
- Fichaje tradicional manual en el que el trabajador firma en papel en el momento de comienzo y finalización de la jornada.
- Fichaje a través de tarjetas magnéticas configuradas para cada empleado, que éste deberá aproximar a la máquina instalada a tal efecto en la empresa.
- Fichaje a través de biometría de huella dactilar o reconocimiento facial.
- Monitorización del trabajador a través de la intranet de la empresa (con la contraseña de apertura y cierre) o de una plataforma web.
- Registro por llamada telefónica.
- Aplicaciones móviles instaladas en el teléfono, tablet, ordenador...
- Sistemas de geolocalización.
A la hora de optar por un modelo u otro la empresa habrá de valorar diversos factores como:
- el tipo de actividad que desarrollan los empleados (en el centro de trabajo o fuera de él).
- la jornada regular o flexible que se les aplica-
- las garantías y facilidades de gestión que ofrece cada sistema.
- el tamaño de la plantilla.
Uno de los elementos a tener en cuenta, en este sentido, es sin duda, el coste económico de la implantación y mantenimiento de estos sistemas. La jurisprudencia comunitaria recuerda, en este punto, que la protección eficaz de la salud y seguridad de los trabajadores no puede subordinarse a consideraciones de carácter puramente económico (TJUE 14-5-19, asunto Deutsche Bank, C-55/18; 26-6-01, asunto BECTU, C-173/99). No podrá, entonces, hacerse valer la carga económica que soporta la empresa como argumento para justificar la ausencia del registro. Pero sí parece legítimo que la empresa, sobre todo cuando es de reducidas dimensiones, opte por sistemas más económicos y asequibles, en detrimento de otros que pueden ofrecer a priori mayores garantías pero que resultan mucho más costosos.
Adicionalmente, algunos otros aspectos han de tomarse en consideración:
1) Estos sistemas no precisan, con carácter general, del consentimiento individual del trabajador. El registro del tiempo de trabajo, que incluye la indicación de las horas en que cada trabajador inicia y finaliza la jornada, así como de las pausas o períodos de descanso correspondientes, queda comprendido en el concepto de datos personales que ofrece la Directiva 95/46/CE (artículo 2.a: “toda información sobre una persona física o identificable”). Y la recogida, registro, organización, conservación, consulta y utilización de tales datos por el empleador, así como su transmisión por este último a las autoridades nacionales competentes en materia de supervisión de las condiciones de trabajo, revisten, por tanto, el carácter de “tratamiento de datos personales” en el sentido de la Directiva.
Cuestión distinta es la obligación de informar al trabajador en forma transparente, concisa, inteligible y de fácil acceso acerca de los extremos previstos por la ley, entre otros, los fines del tratamiento a que se destinan los datos personales y la base jurídica del tratamiento, el plazo durante el cual se conservarán estos datos personales o la existencia del derecho a solicitar al empresario, como responsable del tratamiento, el acceso a los mismos y su rectificación, limitación o supresión cuando proceda (RGPD art.12 y 13).
2) Si se opta, sin embargo, por un sistema de registro a través de parámetros biométricos (huella dactilar, reconocimiento facial), las cautelas y restricciones pueden ser mayores. Los datos biométricos (RGPD art.4.14) forman parte de una categoría especial de datos singularmente protegidos que gozan de un régimen específico (RGPD art.9.1). Pesa sobre ellos una prohibición general de tratamiento que sólo puede levantarse cuando dicho tratamiento sea necesario para el cumplimiento de obligaciones del empresario y cuando así esté autorizado por una norma con rango de ley (RGPD art.9.2.b).
Más información
No existe en el ET una autorización específica para el tratamiento de estos datos, por lo que la habilitación habría de venir dada, en su caso, a través del convenio colectivo. Y, por otra parte, con independencia de ello, el tratamiento de estos datos debe atender igualmente al principio de minimización (RGPD art.5.1.c). La recopilación y posterior procesamiento de datos biométricos sólo se debería emprender, así, cuando resulte estrictamente necesario para alcanzar la finalidad legítima pretendida y siempre que no haya otros medios menos intrusivos disponibles.
De esta forma, como apunta la Agencia catalana de protección de datos, “no parece claro que el uso de sistemas de control horario basados en este tipo de datos deba ser admitido como medio preferente para llevar a cabo el control. Más bien al contrario. Dada la especial naturaleza de estos datos, parece que se deberá optar en primer lugar por otros sistemas de control que, sin utilizar categorías de datos especialmente protegidos, puedan permitir alcanzar la misma finalidad”.
IMPORTANTE
El dictamen de la Agencia apunta el riesgo de que estos datos puedan ser utilizados de manera inadecuada, dando lugar a una usurpación o suplantación de identidad. Y este riesgo se incrementa porque estos datos no son modificables. Es decir, a diferencia de una contraseña, en caso de pérdida no se pueden cambiar.
3) El control horario a través de dispositivos digitales puestos a disposición del trabajador por el empleador (por ejemplo, con la instalación de una app en el ordenador, el teléfono móvil o la tablet) debe respetar, no obstante, el derecho a la intimidad de los trabajadores (artículo 20 bis del ET), especialmente cuando, de acuerdo con lo previsto por la ley, se hayan establecido criterios de utilización de estos dispositivos que permitan el uso de los mismos con fines privados (LOPD art.87). Ha de garantizarse, así, que la instalación de la aplicación no conlleva ninguna intromisión en la privacidad del trabajador, tanto en lo que se refiere, por ejemplo, a los datos que éste ha de aportar para acceder a la aplicación como a los datos del terminal a los que pueda tener acceso la app. Y, en todo caso, ha de informarse oportunamente al trabajador acerca de la instalación de la aplicación, su funcionamiento y alcance en los términos ya señalados.
IMPORTANTE
Mayores dificultades reviste, en cambio, la instalación de estas aplicaciones cuando el dispositivo es propiedad del trabajador. La jurisprudencia ha advertido que la exigencia empresarial al trabajador para la aportación de sus dispositivos particulares con fines profesionales constituye un manifiesto abuso del derecho empresarial, que quiebra la ajenidad en los medios característica del contrato de trabajo (SAN 6-2-19). Sin perjuicio de ello, puede ser que el trabajador consienta voluntariamente la instalación de la aplicación de control horario en su dispositivo personal, pero el riesgo de vulneración de la privacidad del trabajador se incrementa considerablemente, por cuanto puede llegar a producirse la captura de datos pertenecientes a su vida familiar y privada.
Han de adoptarse, pues, las medidas necesarias para que la configuración de la aplicación y su funcionamiento garanticen adecuadamente la salvaguarda de los datos personales del trabajador.
4) La utilización de cámaras u otros sistemas de videovigilancia con fines de control de la jornada de trabajo requerirá también de la adopción de particulares cautelas para evitar la afectación del derecho a la intimidad de los trabajadores. El recurso a estos sistemas, que pueden resultar más invasivos que otras alternativas, aconseja una evaluación de impacto previa para valorar la proporcionalidad de la medida y sus posibles riesgos (RGPD art.35).
Ha de informarse, con carácter previo, y de forma expresa, clara y concisa a los trabajadores y, en su caso, a sus representantes, acerca de su instalación (LOPD art.89). A tal efecto, no parece suficiente con la colocación de distintivos o pegatinas que adviertan sobre la colocación de las cámaras, sino que es necesaria una información individualizada que precise la finalidad de las mismas y su alcance; pero sin que sea exigible que se informe acerca de detalles como la localización exacta de los dispositivos o las características concretas de los mismos.
5) Eventualmente, el registro de la jornada puede implementarse a través de sistemas de geolocalización, que pueden ser particularmente idóneos en aquellas actividades que se desarrollan total o parcialmente fuera del centro de trabajo. En estos casos, debe salvaguardarse el derecho a la privacidad e intimidad del trabajador. Para ello, debe evaluarse previamente la necesidad de la medida, de acuerdo con el principio de proporcionalidad y subsidiariedad. Ha de garantizarse, de igual forma, el derecho a la desconexión digital del trabajador (LOPD art.88), por lo que el trabajador ha de tener la posibilidad de desconectar el dispositivo al término de la jornada laboral, en especial si el mismo se ha instalado en instrumentos (vehículo, teléfono móvil...) que se utilizan también para fines privados.
6) La información reflejada en el registro de jornada está destinada, como ya se ha dicho, a determinar el tiempo de trabajo efectivo de cada empleado para controlar el cumplimiento de los límites de jornada y compensar los posibles excesos. Ello no obsta para que los datos recabados por esta vía puedan utilizarse para otras finalidades, como:
- la imposición de sanciones disciplinarias por faltas de asistencia o de puntualidad; o bien.
- la percepción de determinados complementos salariales que se establezcan en función del trabajo realizado (productividad).
- de la asistencia puntual y regular del trabajador a su puesto (absentismo).
Como ya se ha señalado, ha de advertirse oportunamente y de forma individualizada al trabajador acerca de este extremo (RGPD art.12 y 13) sin que, a estos efectos, parezca suficiente con que el convenio colectivo recoja alguna mención al respecto.
7) La obligación general de registro de jornada prevista en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores es independiente de la que recoge el ET art.35.5 en relación con las horas extraordinarias (“a efectos del cómputo de horas extraordinarias, la jornada de cada trabajador se registrará día a día y se totalizará en el período fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente”). El registro de jornada del artículo 34.9 puede utilizarse simultáneamente para el cumplimiento de la obligación de registro de las horas extraordinarias. Pero, en este último supuesto, habrá de cumplirse adicionalmente con la obligación de entrega de copia mensual de los recibos al trabajador, así como a los representantes de los trabajadores.
8) Si la empresa decide delegar los aspectos organizativos y de conservación del registro en un tercero, una gestoría o empresa subcontratada, habrá de tener en cuenta tal circunstancia a efectos del cumplimiento de la normativa de protección de datos y las exigencias particulares que la misma establece (RGPD art.28).
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Ángel Ureña Martín 
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