FORMACIÓN
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La forma, documentación e información del contrato de trabajo
La forma del contrato se refiere a la vía o al medio a través del cual las partes manifiestan o exteriorizan tanto su consentimiento como las características principales de sus recíprocas prestaciones laborales que configuran aquel. En el Derecho del Trabajo rige el principio de la libertad de forma, por lo que esta puede ser oral, escrita o hasta tácita.
De hecho, aunque el artículo 8.1 ET solo admite, expresamente, que el contrato de trabajo se pueda celebrar “por escrito o de palabra”, la forma tácita, o sea, a través de hechos concluyentes, se halla implícitamente reconocida a continuación. En efecto, según el mismo precepto, el contrato se “presumirá existente entre todo el que presta un servicio por cuenta y dentro del ámbito de organización y dirección de otro y el que lo recibe a cambio de una retribución a aquel”; así pues, habrá que estar atentos a los hechos, pues, de ser concluyentes, determinarán la existencia del contrato.
Como excepción a la citada libertad de forma, el legislador exige la forma escrita en algunos supuestos concretos. Según el art. 8.2 ET, deberán constar por escrito “los contratos de trabajo cuando así lo exija una disposición legal” y, en todo caso, 1) los de prácticas y para la formación y el aprendizaje, mientras estén en vigor, según lo dispuesto en el RD-ley 32/2021, de 28 diciembre, de medidas urgentes para la reforma laboral, la garantía de la estabilidad en el empleo y la transformación del mercado de trabajo, y, una vez vigente, el nuevo contrato formativo creado por el citado RD-ley 32/2021, en sus dos modalidades de formación en alternancia y para la obtención de la práctica profesional adecuada al nivel de estudios [ex nuevo art. 11.4.c) ET]; 2) los contratos a tiempo parcial, fijo-discontinuo y de relevo; 3) los que tienen por objeto la realización de una obra o servicio determinado, mientras estén en vigor, según lo dispuesto en el RD-ley 32/2021; 4) los celebrados por tiempo determinado, como el que se justifica en circunstancias de la producción y el de sustitución en sus dos modalidades (sustitución de una persona trabajadora con reserva de puesto y cobertura de vacante durante el proceso de selección o promoción para su ocupación definitiva); 5) los de los pescadores; 6) los de los trabajadores que trabajen a distancia y en régimen de teletrabajo; y 7) los de los trabajadores contratados en España al servicio de empresas españolas en el extranjero.
APRECIACIÓN
Esta relación meramente ejemplificativa se puede completar con otros casos previstos en diversos preceptos del ET (v. gr., art. 10.3, auxilio asociado o art. 14.1, período de prueba) e, incluso, en normas ajenas a aquel (por ejemplo, contratos en las empresas de trabajo temporal, previstos en la Ley 14/1994, de 1 junio; personal laboral al servicio de la Administración Pública, art. 11.1 EBEP, o contratos en las relaciones laborales especiales, según lo indicado en su normativa específica).
Aparte del legislador, también cualquiera de las partes podrá exigir que el contrato se formalice por escrito, incluso durante el transcurso de la relación laboral. Ahora bien, si la parte receptora de la petición se niega a observar la misma, resulta difícil obligarla a ello cuando dicha relación todavía no está vigente (posiblemente, se negará a seguir con el contrato). Solo una vez que la relación es efectiva, puede la parte solicitante interponer la correspondiente acción judicial para conseguir la formalización escrita. Si el empresario se niega injustificadamente incurre en responsabilidad administrativa.
En general, esta exigencia de forma escrita pretende dar seguridad jurídica acerca de la naturaleza y carácter del contrato de que se trate en cada caso (por ejemplo, temporalidad y parcialidad), así como de las condiciones laborales que vinculan a las partes; esto último pretende evitar el fraude en las mismas y en perjuicio de la parte débil del contrato. Así las cosas, la exigencia de una forma escrita no tiene el objetivo de revestir al contrato de una forma constitutiva o ad solemnitatem, sino meramente declarativa, pues su inobservancia no afecta a la validez del contrato.
Con carácter general, la inobservancia de la exigencia de forma escrita tiene dos consecuencias principales: por un lado, el contrato de trabajo se presume celebrado por tiempo indefinido y a jornada completa, salvo prueba en contrario que acredite su naturaleza temporal o el carácter a tiempo parcial de los servicios.
IMPORTANTE
Así, la consecuencia del incumplimiento formal favorece al trabajador, pues se presume iuris tantum que el contrato se ha celebrado en las condiciones más favorables para él (por tiempo indefinido y a jornada completa, siendo, además, un contrato común y ordinario, sin especialidades de ningún tipo).
Por otro lado, se incurre en una responsabilidad administrativa, pues la referida inobservancia formal constituye una infracción laboral grave prevista en la LISOS (art. 7.1), sancionable con la correspondiente multa [art. 40.1.b)].
La documentación del contrato es inherente a la exigencia de la forma escrita, pues esta última siempre se materializa en un documento, ya privado, ya público, garantizado por fedatario público. Además, en ocasiones, también se requiere que dicho documento siga un determinado modelo oficial. En todo caso, la documentación sirve de instrumento material para aportar seguridad jurídica sobre el contenido del contrato, así como para cumplir obligaciones informativas de carácter legal, tanto con los representantes legales de los trabajadores como con la oficina pública de empleo.
Más información
Así, en primer lugar, el art. 8.4 ET prevé que el empresario debe entregar a los representantes legales de los trabajadores una copia básica de todos los contratos que deban celebrarse por escrito, salvo los de la relación laboral especial de alta dirección (aquí basta con su simple notificación a aquellos). Con el fin de comprobar la adecuación del contenido del contrato a la legalidad vigente, esta copia básica debe contener todos los datos de aquel, a excepción del número del documento nacional de identidad o del número de identidad de extranjero, el domicilio, el estado civil, y cualquier otro que, de acuerdo con la Ley Orgánica 1/1982, de 5 de mayo, de protección civil del derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen, pudiera afectar a la intimidad personal.
ATENTO A ESTE PLAZO
Desde la formalización del contrato, el empresario dispone de un plazo no superior a 10 días para la entrega de la mencionada copia básica a los representantes, quienes la firmarán a efectos de acreditar su recepción.
En segundo lugar, es necesario que dicha copia básica también se envíe a los servicios públicos de empleo. Esta obligación debe observarse siempre, aun cuando no exista representación legal de los trabajadores. Lógicamente, los representantes de la Administración, así como los de las organizaciones sindicales y de las asociaciones empresariales, que tengan acceso a la copia básica de los contratos por sus competencias deben observar el debido sigilo profesional, y no usar dicha documentación para fines distintos de los previstos.
CAUTELA
La inobservancia de esta obligación de entregar la copia básica a los representantes de los trabajadores constituye falta laboral grave, sancionable con multa, según el art. 15.4 LISOS. Aun sin mención en este precepto, parece que lo mismo habría que concluir de omitirse la obligación similar con la oficina de empleo.
Al margen de la obligación de entregar la copia básica de los contratos escritos, el art. 8.3 ET prevé otra diferente y aplicable respecto de cualquier contrato, se formalice o no por escrito. Esta nueva obligación informativa consiste en que el empresario tiene el deber de comunicar a la oficina pública de empleo, también en el plazo de los 10 días siguientes a su celebración, el contenido de los contratos de trabajo, así como sus prórrogas. El no cumplir con esta obligación constituye una infracción administrativa leve (art. 14.1 LISOS).
Por último, el art. 8.5 ET establece la obligación empresarial de informar al trabajador por escrito sobre los elementos esenciales y las principales condiciones de ejecución de la prestación laboral, cuando el contrato dure más de 4 semanas. Sobre el particular cabe destacar los siguientes aspectos:
1) tal trámite informativo es necesario solo cuando dicha información no figura ya en el contrato de trabajo formalizado por escrito.
2) El plazo es el de los dos meses siguientes al comienzo de la relación laboral.
3) Como elementos esenciales de los que se debe informar, cabe mencionar, por ejemplo, la identidad de las partes, la fecha de comienzo del contrato, su duración temporal previsible, el domicilio social de la empresa o del empresario y el centro de trabajo en el que se van a prestar los servicios, el grupo profesional del puesto a ocupar por el trabajador, la cuantía del salario base y los complementos salariales y la periodicidad del pago, la duración y distribución de la jornada ordinaria de trabajo, la duración de las vacaciones, plazos de preaviso a efectos de extinción contractual por las partes o, en fin, convenio colectivo aplicable.
4) Cualquier modificación posterior de los datos recién expuestos también debe ser comunicada al trabajador, en el mes siguiente a su efectividad.
5) la falta de observancia de esta obligación informativa constituye falta laboral leve (art. 6.4 LISOS).
Por último, en los casos de conversión legal de un contrato temporal en indefinido, que atribuye al trabajador la condición de fijo, también existen obligaciones informativas específicas. Según el artículo 15.9 ET, en los supuestos previstos en los apartados 4 y 5 de este mismo precepto (relativos a la conversión de un contrato determinado en indefinido y de conversión en fijo de un trabajador que encadena diferentes contratos temporales en un determinado período), la empresa debe facilitar por escrito al trabajador, en los 10 días siguientes al cumplimiento de los plazos máximos de temporalidad permitida, “un documento justificativo sobre su nueva condición de persona trabajadora fija de la empresa”. Al mismo tiempo, la empresa debe informar a la representación legal de los trabajadores sobre dicha circunstancia; esta precisión es una novedad de la reforma introducida en el citado precepto estatutario por el citado RD-ley 32/2021, con el fin de reforzar la información de los representantes de los trabajadores en esta materia y permitir un mejor control de la temporalidad.
Además, el trabajador puede solicitar, por escrito, al Servicio Público de Empleo correspondiente un certificado de los contratos temporales celebrados, con el fin de poder acreditar su condición de trabajador fijo en la empresa. Dicho Servicio emitirá tal documento y lo pondrá en conocimiento de la empresa en la que el trabajador preste sus servicios, así como de la Inspección de trabajo y Seguridad social, si advirtiese que se han sobrepasado los límites máximos de temporalidad. Esta última exigencia de comunicación también es fruto de la reforma introducida en el art. 15.9 ET por el mencionado RD-ley 32/2021, y busca aumentar las sanciones contra el incumplimiento de la nueva normativa y hacer más eficaz la lucha contra el fraude en la contratación temporal.
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Ángel Ureña Martín 
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